Comment simplifier le traitement de vos notes de frais?

Les notes de frais sont des documents indispensables à la bonne marche d’une entreprise. Ils désignent l’ensemble des dépenses engagées par le chef d’entreprise ou par les salariés, notamment dans le cadre d’une mission. Cependant, la gestion des notes de frais est une tâche récurrente qui prend du temps. Produire une note de frais prend en moyenne vingt minutes par employé. Cela représente une perte considérable pour une entreprise. Est-il alors possible de le simplifier? Pour faciliter et accélérer le traitement de vos notes de frais, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Utilisez un logiciel de gestion pour simplifier le traitement de vos notes de frais.

L’utilisation d’une solution de gestion vous permet de traiter vos notes de frais rapidement et efficacement. Ces logiciels de gestion sont conçus pour automatiser certaines tâches dont l’objectif principal est de vous faire gagner du temps au travail. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous donnez à votre équipe RH la liberté de se concentrer sur des tâches plus importantes. Ces outils réduisent le temps nécessaire à la gestion de la paperasserie liée à la gestion des notes de frais. Vous pourrez alors améliorer votre productivité, vous assurant ainsi de meilleurs revenus et donc une augmentation de votre chiffre d’affaires. En pratique, l’utilisation d’une solution de gestion permet à vos collaborateurs de demander un remboursement simplement et rapidement. Ils peuvent effectuer les déclarations depuis un appareil connecté, notamment une tablette ou un smartphone. Vous pouvez également consulter votre rapport de dépenses professionnelles sur votre téléphone.

Faites appel à une agence pour externaliser le traitement de vos notes de frais.

En plus d’utiliser une solution de gestion, vous pouvez recourir aux services d’une agence spécialisée. Ce dernier vous fera profiter des nombreuses offres qu’il propose. Il dispose des outils nécessaires pour gérer toutes vos tâches comptables et ressources humaines, de la gestion des achats à la gestion des factures en passant par la gestion des arrêts maladie et des absences. Une agence experte vous permettra de bénéficier d’une application mobile avec laquelle vous pourrez remplir la note de frais en quelques lignes et la transmettre aux managers ou à l’équipe financière. Cet appareil vous sera également utile pour prendre une photo de votre facture et l’envoyer directement, en même temps que vous la lierez au paiement correspondant. Quelques secondes suffisent pour que vos notes de frais parviennent aux collaborateurs. Les documents sont enregistrés afin que vous puissiez en avoir une copie.

Confiez le traitement de vos notes de frais à un prestataire via une application.

Si vous ne souhaitez pas faire appel à une agence physique, vous pouvez toujours confier la gestion de vos notes de frais à un prestataire du numérique. De nombreuses agences, start-ups et programmeurs proposent leurs services en ligne. Les services qu’ils offrent sont liés à différentes activités et fonctions, à savoir la gestion des frais de note. Les outils qu’ils utilisent vous permettront de numériser vos factures en peu de temps, en conservant leur qualité. Veuillez noter que pour reproduire une facture, la version numérique ne doit pas être retouchée ni traitée et doit offrir une bonne visibilité. Par conséquent, si vous souhaitez simplifier le traitement de vos notes, il est fortement recommandé de faire appel à un prestataire de services en ligne. Cette solution vous permet de gagner du temps, de l’argent et d’améliorer votre productivité. Les applications utilisées par ces prestataires en ligne leur permettent de compléter leurs notes correctement et en temps réel. N’hésitez pas à leur faire passer un test pour analyser leur capacité et leurs performances.

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